Hướng dẫn cơ bản về sao lưu Microsoft 365

Mặc dù nhiều doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào Microsoft 365, trước đây có tên là “Office 365”, cho các hoạt động hàng ngày của họ, nhưng không thể bỏ qua những rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách hiểu rõ những rủi ro và nhu cầu quan trọng đối với việc sao lưu Microsoft 365, bạn có thể thực hiện các biện pháp chủ động để bảo vệ dữ liệu của bạn và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

Sao lưu Microsoft 365 là gì và tại sao bạn cần nó?

Mặc dù Microsoft 365 cung cấp mức độ bảo vệ dữ liệu tích hợp nhất định nhưng điều đó là không đủ để đảm bảo tính bảo mật và phục hồi dữ liệu hoàn chỉnh trong trường hợp xảy ra các sự kiện không mong muốn. Do đó, bạn sẽ cần một giải pháp sao lưu Microsoft 365 chuyên dụng để bảo vệ khỏi việc vô tình xóa, lỗi của con người và sự tấn công của hacker.

Giải pháp sao lưu Microsoft 365 giúp bạn đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ và quy định. Nhiều ngành có các quy định về quyền riêng tư và lưu giữ dữ liệu cụ thể mà doanh nghiệp phải tuân thủ. Bằng cách triển khai giải pháp sao lưu đáp ứng các yêu cầu này, bạn đảm bảo rằng dữ liệu của mình được lưu trữ đúng cách và có thể được truy xuất bất cứ khi nào cần thiết.

Ngoài ra, Thỏa thuận dịch vụ của Microsoft 365 nêu rõ rằng “tất cả các dịch vụ trực tuyến thỉnh thoảng bị gián đoạn và ngừng hoạt động và Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự gián đoạn hoặc mất mát nào mà bạn (khách hàng) có thể phải gánh chịu” và Microsoft thực sự khuyên bạn nên sử dụng các dịch vụ của bên thứ ba để sao lưu nội dung và dữ liệu được lưu trữ trên Microsoft 365.

Triển khai các biện pháp thực hành tốt nhất về sao lưu Microsoft 365

Đánh giá các yêu cầu sao lưu dữ liệu của bạn

Microsoft 365 được trang bị các tính năng giám sát giúp xác định tài khoản người dùng đang hoạt động và dung lượng lưu trữ có được. Thông qua việc ngoại suy từ đó và ưu tiên dữ liệu theo tầm quan trọng của chúng, bạn có thể ước tính những gì cần sao lưu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Ngoài ra, dựa trên việc tuân thủ quy định áp dụng cho ngành của bạn, bạn có thể xác định các yêu cầu duy trì của mình.

Lên lịch sao lưu tự động

Tự động sao lưu giúp giảm nguy cơ lỗi của con người và đảm bảo rằng việc sao lưu diễn ra thường xuyên và nhất quán. Lên lịch sao lưu trong thời gian ít hoạt động để giảm thiểu tác động đến băng thông mạng và hiệu suất hệ thống của bạn.

Granular Recovery

Chọn giải pháp sao lưu cho phép khôi phục chi tiết, chẳng hạn như một tệp hoặc một thư email riêng lẻ. Việc khôi phục tệp hoặc dữ liệu cụ thể từ bản sao lưu sẽ tiết kiệm thời gian và linh hoạt hơn.

Lưu trữ bản sao lưu ngoại vi

Điều quan trọng nữa là phải xem xét vị trí sao lưu của bạn. Lưu trữ các bản sao lưu ở một vị trí riêng biệt với môi trường Microsoft 365 của bạn và ở một vị trí bên ngoài, chẳng hạn như các dịch vụ dựa trên đám mây, để bảo vệ khỏi các lỗi hoặc thảm họa tại chỗ.

Thực hiện kiểm tra khôi phục thường xuyên

Thường xuyên kiểm tra quá trình khôi phục để đảm bảo rằng các bản sao lưu có thể được khôi phục thành công và không bị hỏng.

Chọn giải pháp sao lưu Microsoft 365 phù hợp

Khi nói đến việc chọn giải pháp sao lưu Microsoft 365 phù hợp, bạn nên xem xét một số yếu tố:

1. Bảo mật và mã hóa dữ liệu: Tìm kiếm giải pháp sao lưu triển khai các giao thức mã hóa mạnh mẽ, cả trong quá trình truyền và lưu trữ dữ liệu, để ngăn chặn truy cập trái phép.
2. Tuân thủ: Chọn giải pháp sao lưu tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu và chính sách lưu giữ có liên quan cũng như khả năng tìm kiếm và xuất dữ liệu nhanh chóng cho các mục đích pháp lý và tuân thủ. Điều này đảm bảo rằng tổ chức của bạn vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn ngành.
3. Tần suất sao lưu: Xem xét các yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn về tần suất sao lưu và khả năng duy trì. Một số giải pháp sao lưu cung cấp lịch sao lưu có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thiết lập sao lưu tự động theo định kỳ.
4. Khả năng mở rộng và hiệu suất: Chọn giải pháp sao lưu có thể mở rộng quy mô một cách liền mạch để đáp ứng nhu cầu lưu trữ mở rộng của bạn. Xem xét khả năng thực hiện của giải pháp, bao gồm tốc độ sao lưu và khả năng xử lý hiệu quả các tập dữ liệu lớn.
5. Hiệu quả lưu trữ: Ưu tiên sử dụng lưu trữ hiệu quả thông qua các tính năng như chống trùng lặp và sao lưu gia tăng. Những biện pháp này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, cho phép bạn tận dụng tối đa tài nguyên sẵn có của mình.
6. Dễ sử dụng và quản lý: Hãy tìm giải pháp cung cấp quy trình thiết lập đơn giản, giao diện người dùng trực quan và các tùy chọn cấu hình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và giám sát các bản sao lưu của mình một cách hiệu quả.
7. Tùy chọn khôi phục linh hoạt: Chọn một giải pháp linh hoạt cung cấp khả năng khôi phục linh hoạt cũng như khôi phục chi tiết. Điều này liên quan đến khả năng truy xuất nhanh chóng từng email, tệp hoặc các mục dữ liệu khác, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và đảm bảo khôi phục dữ liệu hiệu quả.
8. Hỗ trợ toàn diện: Đảm bảo giải pháp đã chọn có thể sao lưu các ứng dụng và dịch vụ được sử dụng nhiều nhất của bạn trong Microsoft 365, được bao gồm nhưng không giới hạn ở Ứng dụng Office, OneDrive, SharePoint, Exchange và Microsoft Teams.
9. Tự động sao lưu và lập lịch: Tự động sao lưu giúp giảm nguy cơ lỗi của con người và đảm bảo rằng việc sao lưu diễn ra thường xuyên và nhất quán. Tùy chọn lên lịch sao lưu vào những thời điểm thuận tiện, chẳng hạn như trong giờ không cao điểm, cũng là điều đáng mong đợi.
10. Sao lưu có chọn lọc: Khả năng sao lưu có chọn lọc các tập hợp dữ liệu hoặc ứng dụng cụ thể là rất quan trọng. Bằng cách áp dụng sao lưu có chọn lọc, bạn có thể giảm chi phí lưu trữ sao lưu một cách hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất sao lưu.
11. Hỗ trợ và Dịch vụ Khách hàng: Hãy tìm nhà cung cấp giải pháp dự phòng cung cấp hỗ trợ và trợ giúp kỹ thuật toàn diện. Điều này đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào hỗ trợ nhanh chóng bất cứ khi nào bạn gặp phải sự cố hoặc cần hướng dẫn trong quá trình thiết lập hoặc vận hành.

Sự khác biệt giữa giải pháp sao lưu tại chỗ và giải pháp sao lưu đám mây

Mặc dù có sẵn nhiều tùy chọn sao lưu khác nhau cho Microsoft 365 nhưng điều cần thiết là phải hiểu những điểm khác biệt chính giữa giải pháp sao lưu tại chỗ và giải pháp sao lưu đám mây.

Giải pháp sao lưu tại chỗ

• Tự chủ dữ liệu: Với giải pháp sao lưu tại chỗ, doanh nghiệp có quyền kiểm soát và quyền sở hữu trực tiếp đối với dữ liệu của mình.
• Bảo mật : Các giải pháp sao lưu tại chỗ cung cấp cho doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát các biện pháp bảo mật mà họ thực hiện. Điều này bao gồm các biện pháp kiểm soát truy cập vật lý, bảo mật mạng và các giao thức mã hóa.
• Truy cập ngoại tuyến : Sao lưu tại chỗ cho phép doanh nghiệp duy trì quyền truy cập vào dữ liệu của họ ngay cả khi mất điện hoặc gián đoạn internet
• Không mất phí bản quyền : Giải pháp sao lưu tại chỗ cho phép doanh nghiệp tránh được chi phí đăng ký định kỳ liên quan đến giải pháp sao lưu đám mây.

Giải pháp sao lưu đám mây

• Khả năng mở rộng và linh hoạt : Giải pháp sao lưu đám mây cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng dung lượng lưu trữ khi khối lượng dữ liệu tăng lên.
• Chi phí đầu vào thấp hơn : Không giống như các giải pháp tại chỗ yêu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng, giải pháp đám mây loại bỏ nhu cầu đầu tư ban đầu.
• Tiết kiệm chi phí bảo trì : Các giải pháp sao lưu đám mây loại bỏ nhu cầu tổ chức quản lý bảo trì phần cứng và cập nhật phần mềm vì các nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận các nhiệm vụ này.

Synology có thể trợ giúp như thế nào với nhu cầu sao lưu Microsoft 365 của bạn?

Synology cung cấp các giải pháp sao lưu tại chỗ hoặc dựa trên đám mây để bảo vệ dữ liệu được lưu trữ trên Microsoft 365 từ bảng điều khiển quản lý trung tâm. Các đặc điểm chính của chúng bao gồm:

• Sao lưu toàn diện : Bảo vệ dữ liệu trên OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online và Teams.
• Sao lưu tự động : Chạy sao lưu tự động theo lịch trình để đảm bảo mục tiêu điểm khôi phục (RPO) và mục tiêu thời gian khôi phục (RTO) tối ưu.
• Tìm kiếm, xem trước và khôi phục chi tiết : Tìm kiếm dữ liệu sao lưu bằng từ khóa và các trường khác. Xem trước các bài đăng trên kênh từ Nhóm, email và tệp đính kèm email trước khi khôi phục chúng. Khôi phục chi tiết hộp thư, thư mục email, email, trang SharePoint, thư viện tài liệu hoặc danh sách.
• Khôi phục tự phục vụ : Cung cấp cổng khôi phục tự phục vụ để nhân viên tự duyệt các bản sao lưu và khôi phục tệp.

Sao lưu hoạt động tại chỗ cho Microsoft 365

Active Backup for Microsoft 365 là một tiện ích bổ sung miễn phí dành cho NAS Synology và cung cấp cho các tổ chức giải pháp sao lưu tại chỗ cho Microsoft 365. Nó không có giấy phép và cho phép bạn sao lưu các tài khoản Microsoft 365 không giới hạn, miễn là bộ lưu trữ NAS Synology của bạn cho phép nó.

Tìm hiểu thêm về cách các tổ chức như Idea Bank , Het Streek , Polaris Pharmeceutical , Investortools đã sử dụng Active Backup cho Microsoft 365 để tiết kiệm phí giấy phép và cải thiện hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về Active Backup for Microsoft 365.

Gợi ý thiết bị NAS Synology sao lưu Microsoft 365

Liên hệ Vietcorp để mua thiết bị lưu trữ NAS tốt nhất:
www.vietcorp.com 0814 247 247